مدیریت زمان برای افزایش بهره وری (تکنیک‌های ساده + کاربردی)

اگر در طی روز و در حین انجام کارها احساس می‌کنید زمان کافی در اختیار ندارید و برای اکثر کارهایتان وقت کم میارید، همچنین با مشکلات زیادی روبرو می‌شوید، حتماً مطالعه این مطلب از مجله جوان ایرانی را از دست ندهید. در این بخش تکنیک‌های مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری را به طور کامل برای شما عزیزان شرح داده و دلایل به تعویق انداختن کارها را توضیح می‌دهیم.

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری (راهکارهای مهم)

برای اینکه در طی شبانه‌روز بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، نیاز است که عوامل حواس‌پرتی را کم کنید. برای پیشگیری از این گونه عوامل، نکات مفیدی را در ادامه این مطلب برای شما شرح می‌دهیم.

• بهتر است که نوتیفیکیشن‌های دریافت ایمیل را به‌طورکلی خاموش کنید.
• میز کار خود را هر روز تمیز کنید و وسایل اضافی را بردارید.
• بر روی در اتاق یا دفتری که کار می‌کنید، یک برگه بچسبانید که لطفاً مزاحم نشوید.
• از نمودار مدیریت زمان استفاده کنید،
• به‌طورکلی دفترچه یادداشت داشته باشید و کارهایی که انجام می‌دهید را بنویسید. در این صورت عواملی که باعث هدر رفت زمان شما می‌شود را شناسایی می‌کنید.
• حتی برخی از رئیسان ممکن است که وقت کارکنان خود را هدر دهند. این مورد در مواقعی صورت می‌گیرد که اهداف مشخصی وجود ندارد. اگر احساس می‌کنید که زمان شما هدر می‌رود، با مدیر خود صحبت کنید.
• برخی از مدیران نیز اهداف خود را بدون اینکه جزئیات آن را بیان کنند، به کارمند خود گوشزد می‌کنند. در این صورت زمان مفید از دست می‌رود، بنابراین بهتر است که مدیران به همراه جزئیات بیشتری با کارمندان خود صحبت کنند.
• سعی کنید جلسات بیهوده برگزار نکنید. در این مورد باید مدیر و رئیس آن مجموعه به طور کلی یک اهداف بلند مدت داشته باشد تا بداند چه جلسه‌ای مفید است و آن را برگزار کند.

آغاز کردن صبح با کارهای سخت

البته ممکن است برخی از افراد با این روند موافق نباشند، اما اگر کارهای سختی که معمولاً اعتماد به نفس شما را کاهش می‌دهند را در ابتدای روز قرار انجام دهید، در ادامه مدیریت زمان بهتری دارید و حتی انرژی و انگیزه کافی تا پایان روز خواهید داشت.

حذف موارد غیرضروری زندگی

حتی دارایی‌های مادی ممکن است زمان شما را بگیرد. به عنوان مثال زمان برخی از افرادی که ماشین دارند ممکن است زمان زیادی را در ماشین و وسیله نقلیه شخصی خود بگذرانند. شما عزیزان باید بدانید که این وسایل برای بهینه‌تر کردن زمان شما است.

حتی برخی از افراد به دوست و فامیل کمک بسیار زیادی می‌کنند. درست است که کمک کردن به اطرافیان و گذاشتن تایم برای آن‌ها از نظر انسانی یک کار لذت‌بخش است. هر انسانی موظف است به همدیگر کمک کند، اما شما عزیزان نباید مدیریت زمان خود را از دست بدهید. بنابراین سعی کنید که با اطرافیان خود ارتباطات سازنده‌ای داشته باشید حتی برخی از ارتباطات ممکن است وقت ما را بیهوده هدر دهد. در این صورت می‌توانید با حذف این موارد، ارتباطات سالمی ایجاد کنید که به پیشرفت شما کمک می‌کند.

افزایش انرژی خود

سعی کنید در هر شرایطی انرژی خود را بالا ببرید. حتی افراد مسن نیز می‌توانند وضعیت خودشان را در طی روز بهبود دهند. برنامه غذایی مناسب داشته و تمرینات قدرتی استقامتی مفیدی انجام دهید. حتی می‌توانید یک ورزش موردعلاقه خود را انتخاب کنید و آن را به خوبی انجام دهید. مطمئن باشید که در هر شرایطی شما عزیزان می‌توانید انرژی خود را افزایش دهید.

انجام کارها به صورت همزمان و هوشمندانه

سعی کنید کارهای خود را به صورت هوشمندانه برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال اگر هفته‌ای سه بار به فروشگاه یا بازار می‌روید، آن را کاهش دهید و هفته‌ای یک‌بار بروید. حتی کارهایی مانند رفتن به بانک، خشک‌شویی، اداره پست و مواردی از این قبیل را با هم ادغام کنید، تا زمان زیادی را از شما نگیرد.

به حداقل رساندن استفاده از اینترنت

سعی کنید که تماشای تلویزیون و استفاده از اینترنت را به حداقل برسانید. به عنوان مثال نیاز نیست که شما مدت زیادی را برای انتخاب انواع لباس‌ها و کفش‌ها بگذرانید. بلکه سرعت عمل خود را افزایش دهید و سریع انتخاب خود را کرده و به صورت آنلاین خریداری کنید.

سپردن کارهای متفرقه به دیگران

نیاز نیست تمام کارهای خانه را خودتان انجام دهید‌. به عنوان مثال اگر وسیله‌ای خراب می‌شود، با افرادی تماس بگیرید تا با دریافت هزینه به شما کمک کنند.

به راحتی تغییر کنید

یک برنامه‌ریزی مناسب برای تغییر و شناسایی الگوهای بد استفاده از زمان خود در نظر بگیرید‌ بهترین راه مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری این است که عادت‌های خوب بسیار زیادی درون خود ایجاد کنید. حتی می‌توانید فعالیت‌های خود را به خوبی آنالیز کنید. به عنوان مثال اگر استفاده از اینترنت باعث ضعف در مدیریت زمان شما می‌شود، آن را به صورت آگاهانه مدیریت کنید. شما توانید سؤال‌هایی برای خود مطرح کنید. به عنوان مثال از خودتان سؤال کنید که چرا امروز من زمان کمتری برای انجام کارهای مهم داشتم که زمان من را بسیار گرفت.

پاسخ به این پرسش‌ها باعث می‌شود که دلایل مهم هدر رفت زمان شما به خوبی شناسایی شود و آن‌ها را کاهش دهید.

از بین بردن ترس از شکست

بسیاری از افراد به دلیل اینکه ترس از شکست دارند، انجام کارهایی که احساس می‌کنند ممکن است به خوبی پیش نرود را به تعویق می‌اندازند. بنابراین بهترین کار این است که شما با ترس‌های خود مواجه شوید تا بتوانید با آن مقابله کنید. حتی اگر اعتمادبه‌نفس کافی ندارید سعی کنید برای افزایش اعتمادبه‌نفس خود برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشید.

درهرصورت توسط هر راهکاری که به ذهنتان می‌رسد، این گونه ترس‌ها را از بین ببرید تا بتوانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

کارها را به تعویق نیندازید

بسیاری از ما ممکن است عادت کرده باشیم کارهایی که اولویت بالایی دارند را به تعویق انداخته یا اینکه هرگز آن‌ها را انجام ندهیم. در این صورت شما احساس گناه دارید که چرا کارها به خوبی و باب میل شما پیش نرفته است. بنابراین تا جای ممکن کارهای خود را به تعویق نیندازید تا بتوانید زمان خود را برای افزایش بهره‌وری مدیریت کنید.

آموزش مهارت نه گفتن

سعی کنید آموزش ببینید به برخی از فرصت‌ها نه بگویید. اگر شما عزیزان زمان کافی برای انجام هر کاری داشته باشید، می‌توانید آن را قبول کنید، در غیر این صورت اگر نتوانید آن کار را به موقع و درست انجام دهید، باید بتوانید به راحتی نه بگویید‌ بنابراین برای اینکه مدیریت زمان بهتری داشته باشید مهارت نه گفتن را یاد بگیرید.

خواب کافی داشته باشید

به طور کلی شما عزیزان باید بین ۷ تا ۸ ساعت به خوبی بخوابید. اگر ساعت خواب خود را کاهش دهید، به‌هیچ‌وجه شما بازدهی مناسبی در طول روز نخواهید داشت. به قول معروف عقل سالم در بدن سالم است. بنابراین سعی کنید به سلامت بدن خود اهمیت بسیار زیادی داده و خواب کافی داشته باشید تا بتوانید طی روز کارهای خود را به خوبی انجام دهید.

تمرکز کافی روی کارها

سعی کنید روی هر کاری که در حال انجام دادن آن هستید به خوبی متمرکز شوید. حتی می‌توانید تمامی تب‌های مرورگر را بسته و یا اینکه تلفن همراه خود را روی بی‌صدا قرار داده یا حتی آن را خاموش کنید. یک مکان بسیار مناسب برای کار خود در نظر بگیرید و تمامی عوامل حواس‌پرتی را در آن کم کنید. حتی می‌توانید در حین انجام کارها، موسیقی دلخواه خود را گوش دهید تا بتوانید تمرکز بهتری داشته باشید. البته موسیقی تمرکز برخی از افراد را کاهش می‌دهد. این‌گونه افراد می‌توانند در سکوت کار خود را انجام دهند.

‌نادیده گرفتن جزئیات کم اهمیت

معمولاً افراد کمال‌گرا به جزئیات زندگی خود اهمیت بسیار زیادی می‌دهند. اما شما دوست عزیز باید سعی کنید در طی زندگی اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید. زیرا در این صورت دچار وسواس شده و نمی‌توانید کارهای خود را به درستی انجام دهید.

مهارت‌های توسعه فردی را بهبود دهید

اگر می‌خواهید در کار خود پیشرفت کنید، حتماً مهارت‌های توسعه فردی را بهبود دهید. در این صورت کیفیت کار شما افزایش یافته و به راحتی می‌توانید در شغل خود پیشرفت کنید.

آموزش اخلاق حرفه ای در محیط کار و ضرورت آن در سازمان را در این مطلب بخوانید:

آموزش اخلاق حرفه ای در محیط کار

وظایف خود را اولویت‌بندی کنید

سعی کنید از صبح که بیدار می‌شوید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. در این صورت با مدیریت بهتر زمان خود می‌توانید به خوبی از اتلاف وقت جلوگیری کنید.

مدیریت استرس و اضطراب

سعی کنید برای جلوگیری از فرسودگی شغلی استرس و اضطراب خود را مدیریت کنید و آن را کاهش دهید. اگر شما مهارت مدیریت زمان مناسب را کسب کنید با اعتماد به نفس کافی و خونسردی می‌توانید کار خود را به درستی انجام دهید.

ورزش را فراموش نکنید

حتماً سعی کنید در طی شبانه‌روز ورزش کنید، همچنین رژیم غذایی مناسب داشته باشید. فراموش نکنید اگر خواب کافی داشته باشید همچنین ورزش و فعالیت کافی نیز جزو روتین روزانه خود قرار دهید، تغذیه شما نیز سالم باشد، مطمئن باشید تمرکز شما افزایش یافته و درنتیجه انرژی شما در حد مطلوبی نگه داشته می‌شود، در این صورت می‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید.

سکوت و استراحت مطلق بین کارها

حتماً در طی روز یک زمانی را اختصاص دهید تا سکوت کنید و استراحت مطلق داشته باشید. این کار باعث کاهش اضطراب شما خواهد شد. اگر شما عزیزان کارهای خود را در کمال آرامش انجام دهید، نه تنها احساس رضایت بخشی خواهید داشت، بلکه می‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید.

استفاده از تکنیک کانبان

یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان تکنیک کانبان است که می‌توانید روند کار خود را به صورت شفاف مشاهده کنید. حتی وقتی فعالیت‌های شما از ستونی به ستون دیگر تغییر پیدا می‌کند، پیشرفتِ هرکدام از آن‌ها را به طور کامل می‌توانید ببینید.

ترس از موفقیت و پیروزی نداشته باشید

همان‌گونه که مردم ترس از شکست دارند ترس از موفقیت نیز دارند. بسیاری از افراد حتی از پول زیاد نیز هراس دارند در واقع کروموفوبیا همان ترس شدید از پول است که در اکثر افراد یک بیماری بسیار رایج است. بنابراین باید سعی کنید که ترسی از موفقیت نداشته باشید تا بتوانید کارهای خود را به خوبی پیش ببرید.

خودتان را تشویق کنید

سعی کنید حتماً به خودتان جایزه دهید. در واقع یکی از راهکارهای خوب برای مدیریت زمان این است که حتماً به خودتان هدیه دهید. البته نیاز نیست ولخرجی کنید یا اینکه کادوی گران قیمت بگیرید‌. همین‌که از چندین راهکار ساده برای ایجاد انگیزه در درون خود استفاده کنید کافی است. حتی می‌توانید یک پیاده‌روی کوتاه بروید، میان وعده موردعلاقه خود را مصرف کنید یا اینکه به مدت ۵ تا ۱۰ دقیقه مدیتیشن کنید. پادکست یا فصلی از یک کتابی که موردعلاقه‌تان است را گوش دهید. همچنین می‌توانید یک‌شب بیرون از منزل با دوستان خود بگذرانید یا اینکه به طور کلی یک روز را به خودتان استراحت دهید. به این صورت می‌توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید و بهره‌وری شما از کاری که انجام می‌دهید بالاتر برود.

معرفی چند ابزار هوش مصنوعی بسیار مفید

معرفی ابزارهای هوش مصنوعی

راهکارهای مدیریت زمان برای فریلنسرها

هرچند دورکاری یا کار کردن در خانه باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، زیرا از زمانی که باید در ترافیک بمانید تا به محل کارتان برسید کاسته می‌شود. اما اگر فریلنسر هستید، باید بتوانید بین زندگی و مسئولیت‌های شخصی تعادل خوبی برقرار کنید.

به طور کلی شما عزیزان باید بدانید همان‌طور که دورکاری باعث مدیریت بهتر زمان شما می‌شود، اما معایبی نیز دارد. در برخی از مواقع باعث کاهش زمان روزمره شما خواهد شد. در ادامه این مطلب به این موارد می‌پردازیم و به شما راهکارهایی ارائه می‌دهیم تا بتوانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

• سعی کنید در طی روز ساعت کاری منظمی داشته و از بقیه درخواست کنید که در این ساعات کاری به شما کارهای روزمره را گوشزد نکنند.
• سعی کنید در طی روز انعطاف‌پذیری خوبی به خرج دهید. حتی زمانی رو برای صرف ناهار و استراحت در نظر بگیرید.
• تلفن خانه را روی پیغام‌گیر قرار دهید و برای کارتان از تلفن مجزا استفاده کنید. هنگامی‌که مشغول کار هستید تلفن‌های شخصی خود را جواب ندهید.
• سعی کنید برای کاری که می‌خواهید انجام دهید، فضای مجزایی به غیر از اتاق خواب در نظر بگیرید.
• فریلنسرها معمولاً از ساعت ۱۰ صبح تا ۶ بعد از ظهر کار می‌کنند که به نظر منطقی می‌رسد، اما می‌توانید بر اساس نیاز خود این زمان را کمی تغییر بدهید.
• آخر هفته به تعطیلات بروید و از زمان خود استفاده مفید کنید. هر روز هفته را کار نکنید، زیرا در این صورت از پرفورمنس کار شما کاسته می‌شود.
• بین کار و زندگی خود تعادل قرار دهید در واقع یکی از مهم‌ترین عوامل مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری این است که به این تعادل پایبند باشید.

سخن پایانی

به طور کلی نحوه استفاده ما از زمان تحت واژه مدیریت زمان نامگذاری می‌شود. اینکه در یک زمان مشخص ما چه کاری را و به چه میزانی انجام دهیم بهره‌وری ما را تعیین می‌کند. ما باید در طی یک روز برنامه‌ریزی کنیم و تشخیص دهیم که پروژه‌های ما با چه سرعتی پیش می‌رود تا بتوانیم زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم.

در این مطلب از مجله جوان ایرانی به بررسی راهکارهای مهم مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری پرداختیم. اگر شما عزیزان نیز تجربه‌ای در این مورد دارید می‌توانید در این انتهای مقاله بخش نظرات پیام خود را ثبت کنید.